【従業員50名以下の経営者向け】採用ステップを設計する4つのポイント

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意図ある採用ステップを設計する4つのポイント

ポイント1 求人ツールの作成

求人ツールとは求人票、求人票サポートツール、
採用案内のパンフレット、ステップメール、動画など
採用活動を行うために必要な全ての道具を指します。

貴社では採用に関するツールは十分揃っているでしょうか?

では、なぜこういった採用ツールが必要なのでしょうか?

貴社を希望する応募者の理解を促進するためというのは言うまでもありません。
応募者が貴社に好感を持ち入社したいと思ってもらえるなら、どんなツールでも準備すべきです。

採用ツールで営業する

でも、ツールを準備する理由は応募者のためだけではありません。
求職者が求人情報を知るきっかけは他者からの働きかけが
きかっけになることもかなり多く存在します。

例えばハローワークの職員、大学キャリアセンターの職員や
キャリアカウンセラー、先輩、家族など機会は意外と多くあります。

仮に貴社が大学のキャリアセンターに自社の求人の案内に行ったとしましょう。

求人票だけ持って簡単な挨拶だけで済ませた場合と、
求人票に加えて採用のパンフレットや社員紹介の動画まであった場合と、
キャリアセンターの職員はどちらが好感を持ってくれるでしょうか?

動画も効果の高い採用ツール

答は言うまでもありませんね。
採用のパンフレットや社員紹介の動画があれば
キャリアセンターの職員も学生に紹介しやすくなりますし、
紹介された学生も理解を深めて好感を持つ可能性が高くなるのです。

また動画はサイトなどにアップして置けは
自社の社員が何かの機会に使うことも出来ますし
思わぬ形で拡散してくれる可能性もあります。

採用ツールは貴社の採用活動の道具であり心強い武器になります。
丸腰で戦いに行くほど愚かなことはありません。是非有効な採用ツールを作成しましょう。

ポイント2 説明会のシナリオ作成

貴社では採用の説明会をどのように行うかシナリオを設計しているでしょうか?

まず大前提として企業側が伝えたいことと学生が伝えたいことに

ギャップがあることを理解しておく必要があります。

企業理念         (企業31.4%)⇔(学生13.0%)
自社製品・サービス    (企業27.5%)⇔(学生9.0%)
入社後のキャリアモデル  (企業6.4%)⇔(学生24.5%)

誤解しないで頂きたいのは説明会で企業理念を伝えない方が良い、と言っているわけではありません。
伝えるのであれば学生が理解出来る言葉で分かりやすい伝える、
また説明会の時間構成の中では出来るだけ少なくするなどの工夫が必要だということです。

説明会のシナリオは優先順位をつける

説明会は限られた時間の中で行われます。
自社が訴えたいことと学生が聞きたいことのバランスを踏まえて時間設計をする必要があります。

お勧めはスライドを造りはじめる前に自社が訴えたいことと学生が聞きたいことを紙に書き出してみることです。

次に説明会で参加者に最も持ち帰ってほしいことは何かを考えます。
何度も言いますが時間は限られています。

あれもこれもてんこ盛りにするのではなく優先順位をつけて

削除出来るコンテンツは思い切って削除する勇気も必要です。

ポイント3 要件定義 ➡ 選考への落とし込み

採用課題は継ぎ接ぎではなく仕組みで解決する(前編)でお伝えした
採用要件の定義を具体的な選考に落とし込んでゆく作業が必要です。

例えば最低限こうあってほしい性格や価値観をどんな形式で確認するかを考えます。

具体的に言うと「スムーズな会話が出来る」ことが最低限あってほしい性格だとします。
これをチェックする方法は面接以外にもグループディスカッションや性格診断テストなどが考えられます。

また業務上最低限していてほしい知識について筆記試験で確かめる手段もあり得ます。

このように定義した採用要件を実際の選考のどのステップや方法で確認するのか論理立てて考える必要があります。

選考ステップをスケジュール化する

また考案した選考ステップはしっかりとスケジュール化する必要があります。
いつ、だれが、その選考を担当するのかあらかじめ決めておきましょう。

また選考の合否を応募者にいつまでに返事をするのか、
誰がどのような方法で伝えるのか考えておくと応募者への伝達ミスを防ぐことが出来ます。

 

ポイント4 面接評価表の作成 4つのステップ

最後のポイントは考えた選考の流れをさらに踏み込んで面接の質問や評価の仕方にまで落とし込む作業です。

面接を実施する上で最も大切なことは自社の誰が担当しても
応募者を評価する軸がぶれないことです。面接評価表はそこに役立ちます。

予め応募者に聞く質問も用意しておくことで誰が担当者になっても本番で慌てることはありません。

ステップ1 求める人物像を20個以上書き出す

・大きめの付箋を用意しましょう
・15分~20分くらい集中して書き出しましょう
・短めのフレーズで考えましょう

ステップ2 書き出した人物像に1~3位まで優先順位をつける

少なくともこれは持っていてほしいという項目に絞り込みます。
仮に20個の項目があったとしても全てを満たすスーパーマンは存在しません。
配属予定の部署などを想定しながら優先順位をつけてゆきます。

ステップ3 1~3位までの人物像が現実的かどうかチェックする

絞った項目が現実的かどうか、さらにチェックをします。
まだ出会っていない応募者に過度に期待してしまうことは採用活動においてありがちです。
以下の項目をチェックしましょう

☑やってほしい仕事とマッチしているか
☑既存社員とのバランスは取れているか
☑あまりに多くを望み過ぎていないか

チェック項目に該当する場合、ステップ2に戻って優先順位をつけ直しましょう。

ステップ4 求める人物像につながる質問を考える

どんな質問をすれば考えた人物像だと判断出来るのか考えましょう。

【例】素直に指示が聞ける性格 ➡ 『やりたくない仕事を言い渡された時どう思いますか?』

上記4つのステップでじっくり取り組んでみてください。
特にステップ4の求める人物像につながる質問を考えるステップは重要です。

この質問が的外れだと、せっかく考えた人物像に対してズレが出てしまいます。
応募者の思考や考えではなく経験や事実を引き出せる質問を考えましょう。

まとめ

階段は飛ばさずに一歩一歩上がる

ご紹介した4つのポイントは到達しにくいゴールにかけた階段だと思ってください。
2段跳びをすれば早く到達しそうに思いがちですが、一段一段しっかり踏みしめて登ってください。
注意したいのは、このポイントは必要ないなどと省かないことです。

人間はつい楽をしたくなるものです。
しかし私の知る限り採用がうまく行っている中小企業は4つのポイントを確実に実行しています。

採用ステップ設計のポイント

採用ステップの設計

採用ステップの設計は描いた採用要件定義を実務にお落とし込む大切な作業です。
採用活動を行っている最中は多忙で煩雑な時期になります。

あらかじめ意図をもった詳細なスケジュールを決めておくことで
淡々と業務をこなすだけになるので作業が効率化出来ます。

以前ご紹介した『詳細な採用要件』と今回ご紹介した意図ある採用ステップをしっかり考えることで

自社のオリジナルの採用ノウハウが出来上がり、かけがいのない自社の財産になります。

一過性のアウトソーシングに頼ることなく採用の仕組みをしっかりと作り上げてください。

 

 

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