従業員50名以下の組織専門 採用の悩みを根本解決する 採用ガイドラインの作り方

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中小企業の人材不足は年々深刻さを増しています。さらに経団連の会長が新卒採用の2021年卒から就職協定廃止の議論を持ち出しました。通年採用の時代が叫ばれ自社の採用をどうすべきか根本から考えるタイミングが来たと言えるでしょう。

このような採用難の時代の中で採用のやり方を1から教えてくれるサービスが少ないのも事実です。そこで応募者の集め方から内定後のサポートの仕方まで自社の採用ガイドラインの作り方を解説しました。

以下のようなことでお悩みではありませんか?

☑経費や労力ばかりかかって手詰まり感がある

☑何を基準に採用活動すれば良いかわからない

☑わかってはいるが、そこにつぎ込む資金と時間がない

☑人さえいれば目の前の仕事が採れるのに

☑採用出来ないから事業縮小や廃業さえ考えざるを得ない

 

このような深刻な状態になっている企業も多いと思います。また、応募者を集められたとしても

☑入社したら正直期待外れの人物だったことがある

☑入社してもすぐに辞めてしまうことが多い

☑面接は長年の勘で行えば良いと思っている

☑人柄さえよければ問題ないと思っている

☑どんな仕事を任せるか採用前には特に決めていない

上記の様な状況に陥っていないでしょうか?このような場合、自社オリジナルの採用ガイドラインをしっかり作ることが出来れば以下のようなメリットがあります。

 

✅求人票を出せばすぐに問い合わせが来る

✅自社の会社説明会が毎回満席になる

✅選考の辞退者はほどんどいない

✅面接で「入社したい」と言う応募者が現れる

✅離職率が減る

では早速、作り方を見てゆきましょう。

ガイドラインとは何か

言葉の意味を調べてみると指導方針として示す、大まかな指針。指導目標。とあります。つまり、ここでいう採用ガイドラインとは自社の採用に対する指針ということになります。以下の図のような採用活動の一連の流れについて貴社では何を基準にどう行動するかを決めましょう。

 

 

 

 

 

 

 

 

1.採用の分析、準備、計画についてのガイドライン

では、ここからは主な項目のガイドライン作成のポイントをお伝えします。

採用の準備って何?と思われるかもしれませんが、このパートをやっていない企業が多くあります。ガイドラインは採用準備のパート抜きには完成しません。逆に採用準備が出来れば貴社の採用は必ずうまく行っても過言ではありませんのでしっかり準備を行ってください。

 

 

 

 

 

 

<採用分析のやり方>

下の図をご覧ください。この図はガイドライン作成においてどのような項目が大切なのか表したものです。多くの企業が求職者にどのようにアプローチするか求人広告の出し方からスタートしがちですが貴社がもし本当に採用を成功させたいならば分析から始めることをお勧めします。

では何をどんな風に分析したら良いのでしょう?

1.求職者の悩みを知る

✅貴社では今どきの若者の実態を理解していますか?
✅応募者が働く上で大切に思うことを知っていますか?
✅応募者が将来に対しどんな不安を持っているか知っていますか?
✅応募者が入社後に気になる事を調べていますか?

求職者が就職をするうえで気になっていること知りたいことは何か調査することが不可欠です。孫子の兵法にもありますよね。『彼を知り己を知れば、百戦して危うからず』戦う前に相手をしっかり知ろう、ということです。

この手順を踏んでいない企業は多いのでしっかり求職者のことを調べてください。

 

 

 

 

 

2.自社についてライバルと比較する

✅ライバル企業の採用状況をわかっていますか?
✅ライバル企業の歴史や沿革を知っていますか?
✅ライバル企業との商品の違いを語れますか?
✅世の中の企業がどんな求人広告を出しているか知っていますか?

急に自己紹介してと言われて困ることありませか?それは会社についても同じで自分のこと自社のことは一番良くわかっているはずなのにいざ第3者に紹介してと言われても出来ないことが良くあります。

会社の歴史や事業概要、商品などもライバルとなる会社と比較します。比較が出来れば自社のウリも明確になります。それは商品だけでなく、どんな求人の出し方をしているかも調査しましょう。そうすることで求職者に何をウリに訴えれば良いか分かるようになります。

 

 

 

 

 

 

 

3.現社員の仕事内容について調べる

✅社員がどんな仕事をしているか第3者に語れますか?
✅社員がやりがいに感じていることは何ですか?
✅応募者はどんな風に仕事を任されると安心ですか?
✅応募者はどんな会社が働きやすいと思いますか?

入社後どのような仕事を任せる予定なのか言語化してゆきましょう。入社後の仕事内容が明確になっていると応募者は入社後の自分をイメージしやすくなります。つまり、この会社で働いてみたいと思うきかっけが出来るのです。

4.自社を分析する

✅応募者は貴社の求人票だけを見るのですか?
✅求人票を見ているのは応募者本人だけですか?
✅労働条件以外に貴社のウリになることは何ですか?

応募者は労働条件も応募するか否かの判断材料にして来ます。ライバル会社と比べて条件が悪かった場合必ずしも条件を変える必要はありません。ただ、その認識を持って条件以外に応募者に選んでもらえるウリを考えるべきです。

 

 

 

 

 

<採用基準の作り方>

1.採用の目的を話し合う

✅貴社はなぜ採用するのですか?
✅採用することでどんな問題を解決したいのですか?
✅採用したら、どんな仕事を任せたいのですか?

私はアドバイスに入る企業にまず問うのは「採用の目的」です。採用の目的がはっきりしていないとその後の採用の施策全てがうまく行かないことが多いです。場合によっては人ではなく仕組みで解決出来ることもあるのでここは時間をかけて社内で話し合いましょう。

2.求める人物像を言語化する

✅貴社は求める人物をどこまで具体化していますか?
✅どんな人を採用したいか社員は分かっていますか?
✅面接の担当者は合否基準を理解していますか?
✅結局、何を基準に合否を判断していますか?

求人票や説明会で応募者に伝えることはもちろんですが選考を行う際に自社の合否の判断基準として使います。出来るだけ具体的に誰が見てもわかる内容にしておくことがぶれない採用をするためにも非常に大切です。

3.面接評価表にまとめる

どんな人物を採用したいか決まったら面接評価表にまとめます。なぜなら、選考において求める人物と一致するか見極める必要があるからです。せっかく求める人物について決まっても実際に採用する人が違う人物像だったら意味がありません。誰がやっても評価がずれないような仕組みにしておくことが大切です。

 

 

 

 

 

<採用計画の立て方>

1.採用の全体像を設計する

✅内定はいつ出せたら良いですか?
✅逆算すると求人はいつ出す必要がありますか?
✅いつ、誰が、何を担当しますか?

採用を計画的に行うことで社内だけでなく応募者にも信用出来る会社であることをアピール出来ます。また担当者をしっかり決めておくことでその場になってバタバタすることがなくなります。

2.選考のやり方を考える

✅書類選考は実施しますか?
✅筆記試験や適性検査はどうしますか?
✅グループディスカッションは行いますか?
✅面接は何回実施しますか?

実施する目的や根拠は何ですか?出来れば求人票にも説明会時も応募者に明確に伝えることが出来れば応募者は安心して応募することが出来るのです。結果的に選考辞退は減少します。

<ここまでのまとめ>

これまでお伝えしてきた「分析」「準備」「計画」が出来て求人票を書く、説明会を開催する、面接を実施するという採用の実活動に入ってゆきます。採用が上手く行っていない企業の多くがこの手順を飛ばしてしまい求人広告は何を使う?という悩みばかりを解決しようとします。

しかし、この「分析」「準備」「計画」がしっかり出来ないとこれからお伝えする求人票や説明会、面接は上手くゆきません。特に求人票は分析、準備の不足が如実に現れるので注意が必要です。

 

2.求人票、会社説明会、面接のガイドライン

<求人票の書き方>

魅力的な求人票の書き方には最低限抑えるべき5つのポイントがあります。

1.応募者視点になりきる

応募者は何を求めているのか、どんな心配不安があるのか、どんな言葉を使うと響くのか考えて記入しましょう。

2.中学生でも分かる言葉をつかう

業界で長く働いていると自分が専門用語を使っていることすら気づきません。特に若者や初心者を募集する場合には、誰でも理解出来る言葉を使うようにしましょう。

3.募集条件で嘘は絶対に書かない

内定後に募集の条件と違った条件を応募者に提示することはやめましょう。社会から見て信頼されるには条件の嘘はあってはなりません。

4.文字数は最大限使い、備考欄なども使い切る

8割の企業が求人票に空白があります。とても、もったいないことをしています。文字数はもちろんですが、備考欄も使い切って自社をアピールしましょう。その方が貴社の熱意が求職者に伝わります。

5.仕事内容をとことん具体的に記入する

以前、コンサルティングに入った企業に入社した人が「仕事内容が具体的だったから応募した」という人がいました。入社後、何をすることになるかイメージ出来た方が応募してみようという気持ちになりますよね。

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<会社説明会のやり方>

1.説明会のシナリオ設計

もし説明会を開催する予定があれば応募者に対してどんなことを話すのかどんなイベントにするのかあらかじめ準備が必要です。説明会は大学や自治体が主催するものであれば1回の時間は30分~40分程度です。

自社で開催する場合も特に若者が対象の採用であればどんなに長くても60分が限度です。決められた時間の中でどんなプログラムを優先して伝えるのかしっかり設計する必要があります。

2.会社説明会のスライド

説明会を開催する場合必ず作成しましょう。特に若者を採用する場合は必須です。なぜなら若者はビジュアルに反応しやすい傾向があるからです。文字ばかり多いスライドではなく絵や写真を多く使ってシンプルに伝えるのがコツです。

3.プレゼンの仕方

必ずリハーサルをしましょう。雄弁な政治家でさえ大切な演説の前には数十回のリハーサルをするそうです。リハーサルをした上で「原稿を見ない」「間を取って喋る」「質問を投げかける」「聴衆の目を3秒は見る」などのテクニックを身に着けてゆきましょう。

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<面接での下準備>

1.面接官の心得をまとめておく

「君、今日の13時に応募者が来るから面接しておいてくれないか」そう言われた担当者が慌てて何を質問するかサイトを検索する。こんなことにならないように面接の流れは予め決めておくと良いでしょう。

2.面接官の質問の仕方を決めておく

準備した面接評価表に沿って質問し応募者にファンになってもらうつもりで全社で歓迎し見送りましょう。もちろん自社の求める人物かどうか見極めも大切です。事実に沿って評価し主観を入れ過ぎないことも大切です。

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3.内定後フォローと次の採用へのガイドライン

<内定者のフォロー>

応募者は貴社だけを選んで就職活動をしているわけではありません。内定を出したから来てくれると思ったら大間違い。内定を出した応募者にはしっかりフォローを行いましょう。

手段は色々ありますがポイントは応募者の立場になって考えること。入社前の応募者はどんな不安を持っているか考えるとフォローすべきポイントが見えてきます。

<リクルーター制度について>

リクルーターに役割を明確に伝えましょう。出来れば研修を開催しリクルーターの養成をしっかり行ってから実施することをオススメします。リクルーターが暴走してしまうと採用にマイナスの効果が生じる可能性があります。

大切なことは就活で悩んでいる学生の悩みに寄り添えるかどうかです。自社のアピールばかりにならず相手の立場に立って行動出来るようにリクルーターを教育しましょう。

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<インターンシップについて>

1.インターンシッププログラムの設計

インターンシップのプログラムをしっかり設計しましょう。インターンシップはあくまで学生が社会を知るきかっけとして開催すべきものです。自社の紹介だけでなく業界全体のこと、社会人としてという広い視野でプログラム設計することをオススメします。

2.学生へのフィードバック

インターンシップに参加した学生には良かった点と改善点をバランス良く伝えましょう。学生は傷付きやすい一面があるものの社会人視点での率直なフィードバックは喜びます。単に悪かっただけでなく、どうすればいいのか改善策もアドバイスすると効果的です。

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採用ガイドラインの作り方のポイントまとめ

ここまでお伝えしてきたような流れに対して貴社がどのような考えの元、どのような基準で行動するかを言語化し世代や担当者が変わっても使える状態になっているものを採用ガイドラインといいます。担当者の頭の中にあるだけでは、それはガイドラインではありません。

☑採用活動の一連の流れを網羅して言語化する

☑第3者が見ても何をすべきか、どう判断するかわかる状態にしておく

☑データや紙で次世代に残せるようにしておく

このことに留意して是非次世代に繋いでゆける自社のガイドラインを作り上げてください。

 

採用ガイドラインを作った会社の実績

最後に気になる実績をお伝えします。実際に採用ガイドラインを構築した50名以下の小さな組織がどのような採用実績を挙げたのでしょうか。

・従業員5名のコンサルティング会社

求める人物像について社内ミーティングを実施。採用の目的、採用すべきポジション、そしてどのような人物を採用すべきかを話し合う。そのうえで自社の事業内容、仕事内容、強みを具体化し、求人票にしっかり反映させた。そうすることでハローワーク求人だけで5名の応募4名採用

・従業員80名建設業

高校生の採用強化を狙う企業に対し、幹部社員の高校訪問ロールプレイを実施。合計15名もの高校訪問部隊の営業力の底上げを計る。同時に高校生の面接についてもロールプレイを実施。応募者を見極める方法を全社で共有しただけでなく面接に来社した応募者を自社のファンにすべく対応力を強化。結果、高校生の採用3名➡7名にアップ。

・従業員30名運送業

まずは、自社の事業内容、仕事内容、強みをしっかり分析。同時に同業他社の募集内容や応募者の悩みについても分析を実施。求める人物像について一層具体的なペルソナモデルを考案しどうやってリーチすべきかを検討。複数の事業所がある会社なので、どの事業所においても同じ基準で採用が出来るように面接評価表を作成。このような採用の仕組み作りアドバイスでドライバー、助手、事務職を7名採用。

※その他、多くの中小企業、団体、介護施設、病院などが成果を出されています。

 

 

 

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