【初めて人事評価制度を導入したい貴社へ】導入の仕方 10のポイント

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中小企業や従業員50名以下の小さな組織だからこそ、人事評価制度など従業員の育成や成長を体系立って整えることは急務はず。ですが中小企業や従業員50名以下の小さな組織になると制度設計のためだけに管理部門の役職者を専任で雇う余裕はないかもしれません。

この記事では中小企業や従業員50名以下の小さな組織が人事評価制度の導入にあたって「人事評価制度を導入したいけどどうすればいいの?」「制度をどのよう運営したら良いかわからない」など人事評価制度の構築のポインについてガイドします。

大手企業の汎用ではなく中小企業や従業員50名以下の小さな組織ならではのやり方のヒントをお伝えします。

1.従業員を育てる人事評価制度とは

人事評価制度には沢山のパターンがあります。また企業によって、その特徴も随分違います。

大切なことは自社にマッチしたサンプルを見つけることです。A社にとっては良い制度でもB社にとっては全くのお門違いという話はよくあります。そして最終的にはどこの組織の真似ではないオリジナルの制度を構築することが最も重要です。

私たちが大切だと考える人事評価制度は「従業員を育てる」目的で設計されているかどうかです。もちろん評価を賞与、給与に反映させることも人事評価制度の目的のひとつでしょう。ですが経営陣が従業員に対して「こんな風に成長して欲しい」という思いがこもっていなければ人事評価制度は形骸化してゆきます。そのためには少し手間がかかっても以下の手順を踏むことをお勧めします。

2.人事評価制度 設計の手順

①人事評価制度を設計する大義を考える

なぜ人事評価制度を導入するのか従業員に向けて周知、説明する必要があります。また経営者自身にとって自社にとっても理由をしっかり考えておくことは制度導入にあたっての動機付けにも繋がります。

②サンプルをイメージする

何もイメージがないところから制度を構築するのは中々難しいものです。いくつものサンプルを入手し自社に合ったものを見つけることがオススメです。最終的には他社の真似ではなく自社オリジナルの制度にすることが望ましいと言えます。

③業務の棚卸しをする(事業部や業務ごとが望ましい)

このプロセスが非常に重要です。一見すると必要のない無駄なプロセスのように思えますが、このプロセスを省くと自社のオリジナリティが失われ現場にそぐわない制度になってしまいます。手間暇かけた結果は必ず後で報われますので面倒でも手を抜かずに業務の棚卸を丁寧に行ってください。

④評価項目を決める

どのような項目において従業員を評価するかを決定します。多すぎても評価者、被評価者とも難しいですが少なすぎても従業員の評価を公平公正に行うことが難しくなります。まずは出せるだけ出してから絞り込むと良いでしょう。

⑤評価基準を決める

評価基準を決めておかないと後で評価する場面になった時に評価者が苦労することはもちろん被評価者も評価されている基準がわからず納得感は得られません。複数の社員で議論したり専門家のアドバイスを得ながら考えることがオススメです。

3.評価項目も評価基準も全て自社オリジナルに構築する

私たちが設計する「人事評価制度」は全て貴社のオリジナルで出来上がります。まずは制度の大枠。いくつかの事例をご紹介しながら貴社にあったモデルを選んで頂きます。

次に評価項目。これも相談しながら決めてゆきます。例えば事業部門が複数ある場合、部門別に評価項目を決めることも可能です。

最後に評価基準。評価基準が曖昧だと評価する側が評価を付ける時に大いに迷うことになり、その結果信ぴょう性の無い人事評価制度になりがちです。ここも一つ一つ相談しながら決めてゆきます。

4.従業員の能力開発項目を見える化する

人事評価制度の目的のひとつは従業員を育てることにあります。点数だけ付けて賞与、昇給に反映させるだけでは目的の半分は達成出来ていないと言えます。

でも経営者や管理職の立場から言えば、どこをどう育てていいか、従業員や部下に納得感のあるデータや根拠があることが望ましいですよね。

そこで私たちは人事評価制度の評価項目について能力開発の項目に分類化しグラフ化するようにしています。そうすることで評価者も被評価者も、成長のポインとはどこなのか双方が納得の上、次のステップに進むことが出来ます。

5.人事評価制度の運用前にシミュレーションを実施する

実際に人事評価制度を運用する前に評価者になる方に出来上がった人事評価制度を使って部下の評価を付けて頂くシミュレーションを実施することがオススメです。

そうすることで制度の問題点、評価者によって同一人物を評価しても点数に差が出るのはどうしてか、など運営上の課題に気がついて頂けます。

また出来るだけ評価する基準に差が出ないように評価者同士の目線合わせの機会にもなっており大変好評を頂いています。

6.人事評価制度の運営方法と面談のやり方

どんなに素晴らしい制度を設計出来ても運営がスムーズにいかなければ人事評価制度は機能しません。機能させるためのキーワードとなるのは「面談」です。

評価をつけた従業員と上司は「人事評価面談」をすることが望ましいですが、面談が機能しないと人事評価制度は上手く行きません。

<人事評価面談のやり方>

①被評価者が圧迫感を感じない環境で実施する

②評価者は常に被評価者から話を聴くことを前提に進める

③面談終了後に被評価者が自らの出来ている点と改善点を明確に出来る

※出来れば評価者には面談教育やロールプレイを実施する

7.人材育成に必要なスキル

人材育成を経験と勘で行っているという経営陣や管理職は少なくありません。問題点は大きく言って2つあります。ひとつはスキルの継承が出来ず、その人頼みで終わってしまう点。もう一つは価値観やパーソナリティが多様化する中、これまでの経験と勘が頼りにならなくなってきている点です。

以下の5つの力はカウンセリングやコーチングを現場で使いやすく表現したものですが、これからの人材育成にはこのような専門スキルを現場で使えるように落とし込んだ引き出しが必要だと言えます。

<人材育成に必要な5つのスキル>

①聴く力・・・相手の話にしっかりと耳を傾けて最後まで聴き切ること

②質問する力・・・自分本位の質問ではなく相手の思考整理に繋がったり、気づきにつながる質問をすること

③導く力・・・相手が困っている時に手を差し伸べて適切な方向性を示せる力

④伝える力・・・相手を指導する時に例示を示しながらわかりやすく理解させる力

⑤観る力・・・相手がどのような状態なのか、どのような感情を抱いているかを見極め、何が出来ていて何が改善点かを言語化出来る力

8.人材育成が楽になる「人物の見極めピラミッド」

人材育成は「人」ありきの話です。思うようにいかないのが当然です。 現場の人間とすれば育成ばかりに時間を取られるわけにもいきません。そこで理解しておきたいのが人には「育てやすい一面」と「育てにくい一面」があるということです。

我がままで自分中心の性格を直そうと思っても上手く行かないでしょう。育成する側される側も追い詰められ双方が辛い思いをすることになります。最初は出来るだけ目に見える表面的なことに焦点を当てて能力を開発することがスムーズに育成を行うコツです。

9.中小企業や小さな組織の人材定着と成長の好循環モデル

①未来の組織図を描く・・・3年後、こうなっているといいな!という理想の組織を描き、そこに必要な人材像を描く

②選ばれる採用をする・・・求職者が思わず「入社したい!」と思ってしまう採用を実施する

③人を育てる人事評価制度を設計する・・・入社後も社員が納得して働けるような評価制度を設計する。出来るだけ採用要件とも連動させる

④育成出来る風土を作る・・・設計した人事評価制度を基に日常から従業員を育成出来るように接する風土を作り上げる

⑤人材定着と成長に繋がる・・・このような繰り返しによって人材が定着するようになり組織と共に成長する

10.これからの中小企業や小さな組織に必要なこと

今、時代は大きな転換点を迎えようとしています。

企業を取り巻く環境だけでも多くの変化があります。

・避けようのないグローバル化

・働き方改革

・新卒採用→通年採用

など、枚挙にいとまがありません。

左図(上図)はこれからの中小企業(小さな組織)に必要なことを幹に例えて表現したものです。ブレない経営を実現し中身のある成長を実現してゆく礎になります。

<これからの中小企業に必要なこと>

①未来の組織図

②SEOされたホームページ

③人を成長する人事評価制度

④生産性の高い会議運営

⑤採用ガイドライン

⑥納得感ある給与制度

⑦経営理念

【お客様の感想】

<運送業 A様>
今まで従業員に対してあーだ、こーだ、叱ってるだけだった。 でも受け止めて褒めること、客観的に道を示すことも必要だと気付かされた。 単なる人事評価制度ではなく従業員も経営者も成長出来る制度が出来た。 まさにうちに欲しかった人事評価制度です。

<建設業 B様>
従業員によってやる気が違うので、そこをどのように対処すれば良いか困っていた。人によって伝え方が違うのだろうが、どうすれば良いかわからずにいた。この人事評価制度を導入することで「仕事の見える化」が実現し従業員をどのように導けば良いかわかりやすくなった。また評価の基準も明確になったので評価者側は点数を付けやすい。

<製造業 C様>
正直言えば、社労士に丸投げで作成してもらった人事評価制度を使っていました。作ってもらえば手間は省けたが、いざ運用するとなると現場感に乏しく形骸化した制度になってしまった。
今回、先生にお願いし共同作業というイメージで作り直した人事評価制度は多少時間はかかったが、自社の仕事内容や従業員のことを見つめ直す良い機会となりました。お陰様で頑張っている従業員を正当に評価してやれる制度になったと思います。昇給や賞与へ反映出来るのでモチベーションも上がりそうです。

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