初級面接官マニュアル「はじめて面接官になった人へ」

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☑はじめて面接官をやることになった方
☑久しぶりに面接官をすることになった方
☑面接官について学び直したい方
☑社員に面接官のスキルを学ばせたい立場の方

この記事はそんな方のお役に立てばと思い書いたものです。面接官の心構え、あるべき態度、
座り方、やり方の手順、質問の仕方、合否判定に至るまで解説しました。

はじめに

はじめて面接官をする。
それは面接を受ける応募者以上に
緊張するものではないでしょうか?

「何を聞けば良いのだろう」
「この人を落として良いのだろうか」
「こんな私が面接官なんて務まるの?」

こんな気持ちになることでしょう。
でも大丈夫です。

この初級面接官マニュアルは
困ったら戻れる基本ガイドを目指しました。

面接官としての心構えから
質問の仕方、合否の判定の仕方に至るまで
丁寧に解説します。では早速学んでゆきましょう。

 

 

ステップ1.面接官の心構え

面接官だからきりっとしなければ
面接官だから少し上から目線くらいで良いのでは
そんな風に思うかもしれません。でも・・・
リラックした自然な姿で接しましょう。

応募者の気持ちになれば
あなたらしく自然な姿でいてくれた方が
自分のことを話しやすいはずです。

では以下のことを考えてみましょう。

面接とはどうのような場であるべきか?

あなたは面接とはどのような場であるべきだと思いますか?
少し考えてみてください。

 

 

 

 

私が考える面接の場とは以下の通りです。

・企業が応募者を選ぶ場であり応募者が企業を選ぶ場
応募者自身が自分を十分に表現出来た実感が持てる場
・公正に評価されたという印象を応募者に与える場

「応募者」を赤字で表していますが
面接とは企業側が応募者を評価するだけでなく
応募者にとっても重要な場になっているわけです。

 

 

 

 

 

 

 

 

ちょっと想像してみてください。例えば・・・

もしあなたがどこかの取引先にいってプレゼンをする機会があったとしましょう。
それはもちろん貴社が取引先から評価を受ける場に違いありません。

でもあなたもその取引先について何らかの印象を持つでしょうし
仮に理不尽な扱いを受ければ納得できない気持ちになりますよね。

それは面接を受けに来る応募者にとっても同じだということです。

面接官イメージ

面接官が応募者に与える影響について

応募者目線で考えることで自社に共感してもらえるようになります
しかし残念ながら採用の場において企業側にその意識が足りません。
私が聞いた就活生の生の声を一部ご紹介しましょう。

<企業に対するネガティヴな生声>

「面接官が30分遅刻しました。こんな会社入りたくありません。」
「君はもう合格だよ。あとは雑談でもしようって言われました。何も質問されていないのにこの会社大丈夫でしょうか」
「面接官に居眠りされてしまって・・・こんなやる気の無い会社後輩に受けさせないでください」
「面接官に人格を否定されるような発言を受け面接が怖くなって行けません」
「人事の方は応援してくれるのに取締役の方は私のことを決めつけて話を聴いてもらえませんでした」

いかがですか?面接官の態度や質問が応募者に大きく影響しています。

でも逆に良い影響も及ぼします。

<企業に対するポジティヴな生声>

「すごく良く話を聴いてくれて入社後も安心して働けそうな会社だと思いました」
「自分のどこが評価されどこが改善点か教えてくれ誠実な印象が残りました」
「凄く親身になってくれます。こんな会社で働きたいって思いました」
「自分でも気が付かないことまで引き出してもらえて可能性が広がる会社です」
「いつも明るく笑顔で接してくれます。あんな先輩と働きたい」

 

実は面接官として経験の浅い面接官初級者の方のほうが
応募者と良い関係を気づくことが出来
本音を引き出しやすいとも言えます。

面接は応募者を見抜く場だけでなく
応募者と良好な関係を築く場でもあります。

是非、経験の少なさはプラスになることをご理解頂き
面接の場にチャレンジしていただきたいと思います。

面接官のあるべき態度とは

ではどうすれば良いのでしょう。
第一歩として以下のようなことに気を配りましょう。

・応募者に敬意を払いが学生であっても個人を尊重する
・応募者の価値観、経験、人格を否定しない
・質問をする際は詰問にならないように注意する
・家庭の事情など採用に関係のない質問はしない
・帰り際も誠意を持って見送る

 

少なくとも応募者に敬意を払い
「今日は当社の面接に来ていただいて感謝します」

という気持ちをもって接することが出来れば
所作も質問も応募者に良い影響を与えることが出来ます。

応募者の目線で考えると面接がどのような場であるべきか
面接官が応募者にどう接するべきかが見えてきますね。

逆にあるまじき態度を確認しておきましょう。

面接官として絶対やってはいけない態度

1.あくび、居眠り
2.腕組み
3.背もたれに持たれて座る
4.自分ばかり喋る
5.話を否定する
6.他社を悪く言う
7.適当な返答をする
8.しかめっ面
9.目を合わせない
10.パソコンを操作する

代表例を10個挙げましたが
応募者に敬意を払っていれば
どれも回避できる行為ですよね。

このような些細な心構えが応募者との関係を大きく変化させます。
その結果選考途中での辞退は減少し
第1志望を他社から乗り換えてくれる可能性もあるのです。

 

ステップ2.面接での座席設定について

面接官の心構えがわかったら
ここからは具体的な面接のやりかたを学んでゆきましょう。

面接では応募者にリラックスして話してもらい
いかに本音を引き出せるかが重要です。

応募者に質問をする前に出来る準備があります。
それは座る位置を決めることです。

貴社では面接の時、応募者とどのような距離間で座っていますか?
多くの企業が向かい合い距離を
1メートル以上空けて座ることが多いのではないでしょうか?

では面接でなぜ向かい合って1メートル以上距離をあけるセッティッグにしていますか?

面接の常識だから
今までそうしてきたから
応募者の全身が見えるから
企業側の威厳を保つため
チェックしている書類をみられたくないから

このような理由が考えられます。
でもこのような理由で応募者との距離感や
座る位置を決めるべきでしょうか?

席の配置イメージ

応募者と共感し合える席の配置とは

では質問です。面接に限らず相手と共感し合える席の配置について。
上司や部下、ご家族やパートナーを想像して考えてみてください。
(A)~(C)のどれが適切だと思いますか?
(A)向かい合って話す
(B)斜めに45度くらいで話す
(C)横並びで話す

 

 

 

 

 

答は 「(B)斜めに45度くらいで話す」 です。

少し解説をします。

(A)向かい合って話す:これは対立の構図です。
これまでの面接ではオーソドックスなスタイルだと思いますが
相手が身構えやすく応募者を緊張させる原因でもあります。

(B)斜めに45度くらいで話す:相手が安心して話せるスタイルです。
向き合いもせずそっぽを向くわけでもない対等な関係を表しています。

(C)横並びで話す:2人が同じ方向を向いています。
目標を共有し合う同士に有効です。
バーで横並びに座って話すイメージです。
ただしパートナーのことを観察することは出来ません。

実はこれはカウンセリングをする際に使われるスキルです。
カウンセリングというとメンタルのケアが必要な人に対して
使うスキルというイメージがあると思います。

実はビジネスの場においても人材育成スキルとして使われます。
カウンセリングは相手に共感し信頼関係を結ぶことを基本としています。
このエッセンスを応用します。これまでの面接の常識では無かったことです。

なぜかというと中小企業は
少ない応募者に共感してもらうことが必要
だからです。

面接官はカウンセリングスキルを使って
応募者と信頼関係を築くことが出来ます。

面接官初級者のあなたにとっては
比較的負担が少ない方法でもあります。

 

でも、もっと面接を効果的に行いたいなら

50名以下の組織でも面接で「入社したい!」と言われる方法

の記事を参考にしてください。

 

ステップ3.応募者に好感を持たれる面接官のスキル

他にもカウンセリングスキルを面接に活かせるものがあります。

相手の話を聴く姿勢です。面接は面接官が喋る場ではなく
応募者に話をさせる場です。少なくとも以下の3つは役立ちます。

(1)笑顔で接しうなづきや相槌を打って話を聴く
(2)応募者の話のペースやトーンに合わせて会話する
(3)話の内容を要約して相手に返す

簡単に説明します。

笑顔で接し、うなづきや相槌を打って話を聴く

これまでの面接の常識では
面接官は応募者に顔色を悟られないように
無表情でいることが多かったように思います。

それでは応募者はリラックスして話が出来ません。
面接官が笑顔で接して自分の話に反応してくれるから
自分のことを話す気になれるのです。

相手の話しには笑顔で反応(リアクション)をしましょう。

応募者の話のペースやトーンに合わせて会話する

応募者の中にはゆっくり話をする方もいれば
落ち着いたトーンで話す方もいるはずです。

面接官の価値観に合わせるのではなく
応募者のペースに合わせることで
話を引き出すきっかけを作ることが出来ます。

話の内容を要約して相手に返す

「〇〇な経験をしてきたんですね」
「部活での苦労は大変でしたね」
「その内容はつまり〇〇なことですか?」

など応募者が話した内容を要約して返すことで
応募者は自分のことをわかってもらえた気持ちになります。

全文をそのまま返す必要はありません。
始めは決して簡単ではありませんが
何についてどう言ったのか返すように心がけましょう。

中小企業が実践すべき面接の新常識

相手の話を否定しないことなど
カウンセリングスキルのエッセンスを学ぶことは
面接官のスキルに役立ちます。

応募者が学生の場合社会人から見れば
全く非常識で否定したくなる時もあると思います。

しかしここはグッと我慢が必要です。
誰でも初対面の相手に否定されては
本音を話したいとは思わないですよね。

カウンセリングスキルを使った面接は
これまでの面接の常識とは違うものです。

でも応募者の少ない中小企業にとって
来てくれた応募者一人一人を大切に考え
真摯に接することが何より大切です。

そうすることで応募者が貴社に
好感をもってくれるようになり
本音を話すようになります。

応募者の本音が分かると
理想の人材を採用することに近づきます。
是非この新常識試してみてください。

 

ステップ4.面接のやり方手順

さあ、いよいよ本番の面接のやり方手順をお伝えします。
はじめて面接官を行う方は以下の手順で行ってみましょう。
緊張すると思いますが順番通り落ち着いて行えば大丈夫です。

1.挨拶

柔らかい笑顔で応募者に挨拶しましょう。

応募者が学生であれば特にそうですが
緊張し身構えて面接にやってきます。

出来るだけリラックスできるように
軽く言葉をかけて出迎えましょう。

2.自己紹介

「〇〇部の〇〇です。今日はよろしくお願いします。」
と、しっかり名乗りましょう。

3.導入

いきなり質問から入るよりも
場を和ますことを心がけましょう。

事前に趣味などがわかっていれば
「〇〇さんは、~~がご趣味なんですね」など
雑談をしてみましょう。

天気の話題や時事ネタでも構いません。

4.質問開始

面接官側も柔らかい表情を忘れずに
質問をしてゆきます。

どのような質問をすべきかは
「中級面接官マニュアル」で詳しく書いていますので是非ご覧ください。

中級面接官マニュアル「応募者の本音を見抜くテクニック」

この記事は面接官として応募者と接することに慣れてきた面接官が 応募者の素顔や本音を見抜くために効果的な質問の仕 […]

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是非、覚えておいていただきたいことは
答えてもらった質問に対して
しっかり反応(リアクション)することです。

中には反応することは良くない
という意見もあるのは分かっています。

しかし私は応募者とコミュニケーションを
とることが大切であると思っているので
反応はしっかり伝えましょう。

中小企業の採用は応募者から選ばれることが大前提です。

ポイントは以下の3点ですが
詳しくは前項のステップ3.で書いていますので
是非、復習してみてください。

・笑顔で接しうなづきや相槌を打って話を聴く
・応募者の話のペースやトーンに合わせて会話する
・話の内容を要約して相手に返す

5.合否の連絡について

質問が終了したら
「では、これで今日の面接は終了します。お疲れ様でした。」
と言って終了します。

この時、忘れてはならないのは以下の2点です。
合否の連絡方法と連絡予定期間を伝えることです。

例えば「合否に関わらずメールで1週間以内にご連絡します」
という具合です。

応募者は受けた面接の結果について
気が気でない状況で待つと思います。

合否の連絡はメールなのか電話なのか
連絡するのはいつなのか必ず伝えましょう。

ちなみに1週間以上待たせることは
決して得策ではありません。
出来るだけ早く結論を伝えることをオススメします。

※補足

飲み物を出すことも
応募者のリラックスに繋がります。

 

 

6.お見送り

終了後は玄関までしっかり見送りましょう。
面接の内容がどうであれ
柔らかい笑顔を最後まで忘れてはいけません。

別れ際の印象は人間はしっかり焼付くものです。
応募者が印象良く退社出来る様最後まで気を抜かず対応しましょう。

ここまでステップ1.~ステップ4.をお伝えしてきましたがこの内容が出来るだけでも
面接官としてのスキルはかなりアップします。

既にお気づきかもしれませんが自社の採用の問題は面接をどうするかだけでは解決はしません。どんな人を採用するかをしっかり考える下準備があって初めて面接もうまくゆくのですよね。

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まとめ

では面接官の初級マニュアルをまとめてみましょう。

ステップ1.面接官の心構え
面接は企業が応募者を評価する場だけでなく
応募者も企業を評価していることを自覚することです。

そのためには応募者に敬意を払う心構えをもって
面接官として立ち振る舞いましょう。

ステップ2.面接会場の座席設定について
これまでの面接の常識では
応募者側と企業側が数メートル離れて
向かい合うスタイルでした。

しかし応募者がリラックスして
話しが出来るようにするオススメのスタイルは
斜め45度に座る位置が大切になります。

ステップ3.応募者に好感を持たれる面接官のスキル
応募者の回答にしっかり反応しましょう。
うなづき、相槌、話のペースを合わせるなど
カウンセリングの場で使われるスキルが有効です。

ステップ4.面接のやり方手順
挨拶→導入→質問→合否の連絡について→見送りの手順で行います。
最後まで気を抜くことなく応募者に敬意を払って
対応しましょう。

でも、もし本当に面接をうまく進めたいなら
個別アドバイスが必要です。詳しくは以下をクリックしてください。

 

 

 

 

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